Les systèmes de déclaration (souvent appelés « systèmes de déclaration et d’apprentissage ») recueillent les préoccupations, les risques et/ou les incidents liés à la sécurité des patients et visent à déclencher l’action et à faciliter la communication, l’intervention, l’apprentissage et l’amélioration. Établir un système de déclaration et des processus à l’appui, intégrant l’identification et la diffusion de l’apprentissage, est fondamental pour la sécurité des patients et la gestion des incidents et essentiel à l’évolution de la culture de la sécurité des patients.
« Pour combler les lacunes qui existent dans mon hôpital en matière de sécurité, je dois d’abord savoir où elles se trouvent. Les systèmes de déclaration servent de plan directeur pour identifier ces lacunes et nous montrer comment y remédier. »
-- Membre de la Faculté
Stratégies recommandées
Mettre en place un système de déclaration
Recueillir de l’information concernant les dangers, les préoccupations des patients en matière de sécurité, les incidents et les incidents évités de justesse, habituellement en complétant un formulaire normalisé en version électronique ou papier
Penser à établir des mécanismes de déclaration alternatifs, p.ex. par téléphone ou verbalement, particulièrement pour les incidents qui présentent un risque élevé pour assurer une intervention rapide
Comparativement aux systèmes de déclaration obligatoires, ceux qui sont volontaires (nonlégislatifs) ont démontré qu’ils facilitaient davantage la déclaration et l’apprentissage
Permettre et appuyer la déclaration de toutes les personnes liées aux soins de santé, y compris le patient et sa famille, en s’assurant qu’ils aient accès au système
Impliquer les usagers, y compris les patients/familles, dans l’élaboration et le maintien du système
Intégrer, si possible, les pratiques exemplaires à la conception du système de déclaration:
rendre le système convivial en l’harmonisant aux principes de l’ingénierie des facteurs humains
limiter l’information requise à l’essentiel et inclure une portion narrative pour permettre aux déclarants de raconter l’histoire
fournir une option pour les déclarations anonymes ou confidentielles pour répondre aux préoccupations concernant les conséquences potentiellement négatives
intégrer la transmission automatique d’un avis au directeur ou au chef de service approprié, évitant ainsi au déclarant de devoir trouver à qui envoyer l’information
accuser réception des rapports en démontrant notre appréciation à l’individu qui soumet le rapport
élaborer un ou des processus pour que le déclarant puisse clarifier l’information soumise, si nécessaire
permettre aux gestionnaires de recevoir et d’accéder aux rapports en temps réel pour faciliter une rétroaction et une intervention en temps opportun
faciliter l’examen des rapports complétés par le patient/famille en même temps que ceux fournis par les prestataires de soins
créer une capacité d’extraction des données facile à utiliser pour aider à susciter des améliorations rapides aux niveaux local, organisationnel et à l’échelle du réseau assurer une confidentialité et une sécurité appropriées des données (y compris l’anonymisation), conformément aux lois et aux politiques organisationnelles applicables
Élaborer des processus à l’appui des systèmes de déclaration
Élaborer et/ou réviser les politiques, les procédures, l’éducation et la formation existante en matière de déclaration (exemples de politique et de recommandation des SHA) pour s’assurer que les usagers sachent ce qu’ils doivent déclarer, comment et quand
souligner l’importance de la déclaration en tant qu’intervention positive contribuant à la sécurité des patients, et le fait que ni le déclarant, ni ceux qui sont impliqués ou ont causé l’événement ne seront blâmés
élaborer des outils et des ressources visant les patients/familles
s’assurer que les rôles et responsabilités entourant la déclaration de l’incident sont clairement délimités et que le personnel est familier avec les procédures et les outils de déclaration
communiquer clairement ce qu’il advient de l’information une fois entrée dans le système de déclaration
Intégrer les processus de déclaration et la responsabilité s’y rattachant à l’intérieur des processus, des structures et des responsabilités de travail en cours, y compris les descriptions de postes et les programmes d’orientation du personnel et de développement du leadership
Allouer des ressources adéquates (notamment techniques et administratives) nécessaires au maintien du système de déclaration et des processus afférents, y compris l’analyse de données, le suivi et le contrôle du système
Aborder les barrières organisationnelles potentielles à la déclaration:
Optimiser et partager les enseignements tirés des systèmes de déclaration
Analyser les données du système de déclaration pour identifier les lacunes en matière de sécurité des patients
Intégrer l’information du système de déclaration aux autres sources de données pour anticiper et atténuer le risque clinique et les vulnérabilités du système de même que pour identifier les forces de celui-ci Fournir des mises à jour sur les leçons tirées et les améliorations apportées grâce aux déclarations faisant partie des processus courants, p.ex. point récurrent à l’ordre du jour des réunions du personnel et du conseil d’administration, histoires relatant des « incidents évités de justesse » dans les bulletins, résumés lors d’assemblées publiques
Envisager de partager les leçons tirées avec les patients, les familles, les communautés et le public et adapter la communication aux besoins particuliers de l’auditoire, p.ex. analyses quantitatives, histoires des patients, résumés des tendances, campagnes d’affichage, médias sociaux, blogues
Évaluer régulièrement l’efficacité du système de déclaration et de ses mécanismes de rétroaction et y apporter des améliorations
Mettre à jour les éléments d’information recueillis pour en assurer la pertinence et intégrer l’identification des problèmes émergents
