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Les occurrences de préjudices sont souvent complexes et comportent de nombreux facteurs contributifs.

Les établissements doivent :

  1. Mesurer et surveiller les types et la fréquence des occurrences.
  2. Utiliser des méthodes d'analyse appropriées pour comprendre les facteurs contributifs.
  3. Déterminer et mettre en œuvre des solutions ou des interventions conçues pour prévenir la récurrence et réduire les risques de préjudice.
  4. Disposer de mécanismes pour atténuer les conséquences des préjudices lorsqu'ils surviennent.
Afin de développer une compréhension plus approfondie des soins prodigués aux patients, la vérification de dossiers, l'analyse des incidents et l'analyse prospective peuvent toutes servir à repérer les occasions qui permettent d'améliorer la qualité des soins. Vous retrouverez des liens qui vous redirigeront vers des ressources clés préconisant des méthodes d'analyse dans la section « Ressources pour procéder à l'analyse des incidents ou à des analyses prospectives ».

La vérification de dossiers est une bonne méthode à recommander pour développer une compréhension plus approfondie des soins prodigués aux patients identifiés par la mesure des préjudices à l'hôpital. Les vérifications de dossiers aident à repérer les occasions qui permettent d'améliorer la qualité des soins.

Effectuer une vérification de dossiers pour améliorer la qualité

1ère étape : Prioriser les occasions d'améliorer la qualité des soins

Priorisez les groupes cliniques à réviser avec l'aide de votre équipe multidisciplinaire, et en tenant compte des facteurs suivants :

  • Les groupes cliniques contenant un volume élevé de patients.
  • La gravité des préjudices, y compris les événements qui ne devraient jamais arriver, les événements indésirables graves devant être déclarés, les événements graves liés à la sécurité et les événements critiques.
  • Les groupes cliniques qui correspondent aux :
    • Travaux d'AQ déjà en cours ou planifiés par l'établissement.
    • Priorités provinciales/territoriales ou régionales ou aux directives ministérielles.
    • Priorités identifiées par le processus d'agrément ou d'évaluation du risque.
    • Priorités tirées des systèmes d'apprentissage et de déclaration des incidents liés à la sécurité des patients, des vérifications axées sur la sécurité des patients, des examens d'assurance de la qualité ou des plaintes de patients.

2e étape : Déterminer ce que vous voulez mesurer

Déterminez particulièrement ce que vous voulez mesurer grâce à la vérification de dossiers. La contribution d'experts est un élément clé de cette étape. Les groupes cliniques comprennent des codes de types de préjudices différents mais tout de même reliés. Déterminez quels sont les codes qui contribuent le plus aux préjudices du groupe clinique, à quelles questions vous devez répondre et quelle est l'information dont vous avez besoin. La Ressource d'amélioration suggère une liste de quelques mesures de processus et de résultats pour chaque groupe clinique.

Par exemple, le C21 : Les traumatismes subis par les patients incluent les blessures qui surviennent à l'hôpital, telles que les fractures, les dislocations, les brûlures et l'asphyxie. Si le C21 a été identifié comme un groupe clinique à « volume élevé » pour votre établissement ou organisme, vous allez vouloir déterminer quels sont les codes qui contribuent à la majorité des préjudices (p.ex., les fractures, les brûlures, etc.). Si les fractures sont ciblées par votre vérification, vous allez peut-être vouloir mesurer le nombre de fractures entraînées par des chutes. Pour comprendre ce qui a causé cette chute, vous allez sûrement vouloir savoir comment elle est survenue (en tombant du lit, sur un plancher glissant, etc.) et si on a évalué le risque de chute du patient et effectué une revue des médicaments à son admission, etc.

3e étape : Identifier votre population de patients

Une fois que votre équipe aura identifié un groupe clinique à explorer, vous devrez identifier, avec l'aide de votre équipe multidisciplinaire, la population de patients à étudier. Par exemple, vous pouvez décider de passer en revue tous les cas compris dans le groupe clinique ou de vous concentrer sur un service ou une population de patients en particulier (p.ex., médecine, chirurgie, obstétrique, etc.).

4e étape : Déterminer la taille de l'échantillon utilisé pour vérifier les dossiers

La taille de l'échantillon est à la discrétion de votre établissement ou organisme. Dans le cas d'une vérification de dossiers, vous pouvez choisir la taille de l'échantillon de façon arbitraire; la taille minimale se situe habituellement entre 10 et 20 dossiers ou 10 pour cent de la population. Pour connaître les étapes servant à déterminer la taille d'un échantillon statistiquement représentatif, veuillez consulter le : http://patientsafetyed.duhs.duke.edu/module_b/steps/step4.html

Un petit échantillon peut être efficace pour l'AQ afin d'aider à identifier les thèmes, à comprendre l'expérience des patients et à explorer les processus de soins aux patients. Cependant, les conclusions tirées d'un petit échantillon doivent être utilisées avec prudence lorsqu'on veut les appliquer à une population entière.

5e étape : Créer vos outils de vérification

Déterminez les processus démographiques et les processus de soins que vous voulez inclure dans votre vérification. Les hôpitaux peuvent se servir des outils de vérification qui existent dans d'autres organisations ou créer les leurs. Vous retrouverez des exemples d'outils de vérification dans plusieurs Trousses En avant Des soins de santé plus sécuritaires maintenant! (p.ex., Infections du site opératoire, BCM en soins de courte durée, Prévention des chutes et réduction des blessures). La Ressource d'amélioration peut vous aider à créer un outil de vérification en déterminant les éléments clés du processus de vérification.

6e étape : Effectuer la collecte de données

Les membres de l'équipe multidisciplinaire d'AQ peuvent procéder à la vérification de dossiers médicaux de l'échantillon, ou la vérification peut être assignée au personnel habitué à en faire (p.ex., analystes d'information médicale, éducateurs cliniques, gestionnaires de risques).

7e étape : Faire la synthèse de vos résultats

Résumez les résultats de votre vérification de dossiers et partagez-les avec les membres de votre équipe pour avoir des points de vue additionnels. L'apport des personnes qui prodiguent des soins de façon régulière revêt aussi une grande valeur à cette étape. Invitez-les à réfléchir à ces questions : « Est-ce que cela correspond à ce que vous vivez quotidiennement en soignant vos patients ? Trouvez-vous ça logique ou ça vous surprend ? ».

8e étape : Utiliser vos résultats pour élaborer et lancer une initiative d'AQ

Formez une équipe d'AQ multidisciplinaire qui comprend des experts en la matière, des experts en processus ainsi que des personnes qui prodiguent des soins de façon régulière. Analysez les résultats des vérifications de dossiers pour identifier des occasions d'amélioration spécifiques. Lancez la démarche à l'aide d'une méthodologie d'AQ comme le Modèle d'amélioration ou tout cadre de travail sur l'amélioration de la qualité qui est utilisé dans votre organisation.

Mettez à profit l'expérience des autres pour déterminer vos moyens d'amélioration. Trouvez la façon de procéder à partir des établissements à rendement élevé et cherchez d'autres ressources, comme les résultats de vérifications antérieures telles que la Vérification nationale sur la prévention des infections du site opératoire ou les Alertes mondiales sur la sécurité des patients de l'Institut canadien pour la sécurité des patients.

Rappelez-vous d'inclure la mesure et l'évaluation en cours pour savoir si les changements ont apporté des améliorations (voir la liste des indicateurs de processus pour chaque groupe clinique dans la Ressource d'amélioration). Identifiez toute autre source d'information complémentaire (p.ex., les données des systèmes d'apprentissage et de déclaration des incidents liés à la sécurité des patients, les contrôles de qualité permanents et les examens de la qualité des soins).

Si votre organisme souhaite avoir plus d'information sur la façon de procéder à une vérification de dossiers pour améliorer la qualité des soins, voici quelques références utiles :