​​​L'hôpital Holland Bloorview Kids Rehabilitation Hospital a créé une approche globale à la gestion des médicaments pour les enfants et les jeunes handicapés ayant des besoins médicaux complexes et qui fréquentent des camps et des programmes qu'offre l'hôpital.

Chaque année, le programme de participation et d'inclusion offre des programmes communautaires et récréatifs sur sites de loisirs, d'encadrement personnel et d'arts créatifs à plus de 400 enfants et jeunes âgés de 7 à 18 ans. Les programmes sont offerts à l'hôpital de réadaptation, ainsi qu'aux résidences de collèges et universités et camps résidentiels à divers endroits dans la grande région de Toronto.

« La philosophie du programme est d'inclure l'apprentissage expérientiel et de prise de risques calculés pour aider nos clients à avoir une expérience de vie dans un cadre communautaire, tout en leur fournissant les compétences nécessaires pour la transition à l'âge adulte et en leur permettant de gagner autant d'indépendance que possible, » précise C.J. Curran, directeur des opérations, participation et inclusion. « Nous avons dû faire preuve de créativité et prendre une approche de collaboration dans le développement et la personnalisation des pratiques sécuritaires liées aux médicaments dans ces environnements non-médicaux. »

Suite à un incident lié aux médicaments dans l'un des programmes, un groupe de travail a été créé avec des équipes de chaque secteur des programmes afin d'évaluer les pratiques en matière de médication. Ensemble, elles ont créé et adopté un formulaire commun de prise de médicaments pour recueillir l'historique des médicaments et ont ensuite élaboré un nouveau RAM (registre d'administration des médicaments) accompagné d’identification avec photo.

Des bracelets sont utilisés pour identifier les participants qui prennent des médicaments et deux identifiants du patient sont utilisés lorsque les médicaments sont distribués. D'autres précautions de sécurité comprennent l'identification des médicaments à nom et à apparence semblable; la vérification du RAM par deux membres du personnel ainsi que l'approbation par deux membres de la famille et une lettre signée du médecin pour vérifier les médicaments.

Un formulaire d'inscription est utilisé pour collecter l'information sur les médicaments initiale des participants au programme. Un RAM standardisé est alors créé par une infirmière le premier jour de participation au programme; cette information est ensuite partagée afin d'assurer un transfert en toute sécurité des renseignements au personnel qui gère les médicaments.  Un certain nombre de caractéristiques de sécurité ont été intégrées au RAM, y compris des informations sur les allergies et les médicaments sans ordonnance et les remèdes à base de plantes, afin que tous les renseignements médicaux sur chaque participant soient situés dans un emplacement centralisé.

Les programmes sont gérés par du personnel non médical et par conséquent, une séance de formation est organisée chaque année avec le personnel de chaque camp et programme afin d'examiner et de recueillir des commentaires sur le processus de gestion des médicaments. En outre, un programme d'orientation a été développé pour tous les nouveaux employés, au cours duquel ils sont initiés aux pratiques intégrées et aux processus standardisés. « Nous nous efforçons de fournir des pratiques exemplaires en matière de médicaments à l'échelle de tous les sites et de revoir les principes et les pratiques liés aux médicaments de sorte que le personnel de première ligne soit à l'aise avec les processus, » déclare Nick Joachimides, gestionnaire, sécurité des patients.

Le Groupe de travail a utilisé une approche de mode de défaillance et d'analyse des effets (FMEA) pour étudier quatre volets du processus de gestion des médicaments : préprogramme et premier jour; l'application des meilleures pratiques pour le stockage de médicaments; l'administration de médicaments et la documentation et le transfert (en cours). Il a également utilisé des étalons « optimistes » - allant au-delà des soins de santé pour trouver des idées et meilleures pratiques. Des services récréatifs et de loisirs, conseils scolaires et associations de camping ont été consultés afin d'évaluer des stratégies pouvant être appliquées dans ces milieux.

 « Nous avons connu beaucoup de défis liés au stockage sécuritaire des médicaments dans un milieu communautaire », a dit Nick Joachimides. « Dans une situation de camp, nos participants se déplacent en ville et notre défi était de savoir comment stocker les médicaments de façon sécuritaire dans ces milieux. Nous avons examiné tous les besoins du programme et avons décidé de standardiser le processus de contenants en sacs à dos en fonction de chaque besoin du programme ainsi que les façons d'accommoder la réfrigération des médicaments. »

Le programme de gestion des médicaments a été développé en collaboration avec les clients et les familles, les membres du comité consultatif de la jeunesse de Holland Bloorview et le personnel de première ligne, avec le plein appui de l'équipe de direction. Holland Bloorview attribue le succès de son programme de gestion des médicaments à sa capacité d'être en mesure d'impliquer le personnel de première ligne dès le début et à l'engagement à la fois du personnel de première ligne et des familles.

« Les membres de la famille et les clients ont également fourni des commentaires sur le programme et les processus et nous avons également tendu la main au comité consultatif de la jeunesse pour connaitre leur avis sur les moyens d'améliorer l'administration des médicaments », a précisé Nathan Ho, gérant de la pharmacie.

Une approche novatrice de style « Dragon's Den » a été utilisée - le personnel de première ligne est arrivé avec des idées pour combler les lacunes et regarder ce qu'il fallait mettre en place pour optimiser les processus, qui ont ensuite été mises en œuvre dans la pratique quotidienne de tous les programmes. « Les membres du personnel étaient encouragés du fait qu'ils pouvaient partager leurs idées et apprécier que nous venions à eux pour recueillir leurs commentaires », a dit Nick Joachimides. « Nous étions pleins d’humilité en constatant que le personnel était désireux de contribuer à tout apprentissage et son ouverture à de nouveaux processus, et son engagement à améliorer la sécurité des patients et à atténuer les risques. »

« Nous avons trouvé un équilibre entre la préservation de la nature de nos programmes et la gestion sécuritaire des médicaments », a dit C.J. Curran.

Holland Bloorview a partagé ses leçons apprises sur le plan national et international et a été reconnu par l'Institute for Healthcare Improvement (IHI) et Agrément Canada pour ses meilleures pratiques en matière de médication. Pour en savoir plus sur le programme de gestion sécuritaire des médicaments - participation et inclusion, contactez cjcurran@hollandbloorview.ca / ou nho@hollandbloorview.ca