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La préparation qui précède l’analyse consiste en un examen préliminaire visant à déterminer le suivi approprié et à décider si une analyse systémique de l’incident est nécessaire.  Si  nécessaire, il faut choisir une approche, une équipe et une méthode d’analyse de l’incident et procéder à des entrevues initiales. Les conclusions, actions et décisions prises à ce stade du processus de gestion de l’incident influencent l’orientation et l’efficacité du processus d’analyse.

Stratégies recommandées

Se référer aux politiques, aux procédures et aux exigences juridictionnelles de votre établissement lors de la mise en œuvre de ces étapes.

Procéder à une enquête préliminaire

  • Déterminer la personne la plus appropriée afin de procéder à l’examen initial et à la collecte de données. Il est recommandé de choisir quelqu’un qui possède une formation en analyse formelle des incidents et en sécurité des patients et/ou qui est responsable de la sécurité des patients
  • Détailler la chronologie des évènements et consigner les faits connus liés à l’incident à partir des sources disponibles à ce moment-là telles que le rapport d’incident, le dossier médical du patient et autre documentation
  • Si nécessaire, chercher à savoir si d’autres incidents ont eu lieu ou si des analyses similaires ont été faites dans l’établissement ou ailleurs pour tirer profit  de ces expériences et de ces approches
  • Offrir un soutien continu aux patients/familles et aux prestataires de soins

Choisir un type et une méthode d’analyse

  • En se basant sur la compréhension préliminaire de ce qui s’est passé et en utilisant les outils de référence appropriés, déterminer si l’analyse requise doit être systémique (axée sur l’amélioration du système) ou doit être un examen de la responsabilité (axé sur le rendement individuel) ou les deux
  • Une analyse systémique n’est pas recommandée pour les incidents que l’on croit provoqués par un acte criminel ou un acte délibérément risqué causé par l’abus d’alcool ou d’autres drogues du prestataire de soins ou impliquant un abus soupçonné du patient
  • Dans les situations où l’on mène à la fois une analyse systémique et un examen de responsabilité, il faut assurer un cloisonnement sécurisé de l’information c-à-d aucune communication ou influence entre les deux analyses
  • Dans le cas d’une analyse systémique, sélectionner la méthode d’analyse la plus appropriée (concise, exhaustive ou analyse d’incidents multiples) en prenant en considération la complexité de l’incident, sa portée et les facteurs contextuels, tels que les risques de récurrence, les mandats de réglementation et les pressions internes ou externes

Former l’équipe d’analyse

  • Guidée par les politiques organisationnelles et la protection des lois applicables, une équipe d’analyse doit être formée avec des rôles et responsabilités précis, définis dans une charte d’équipe et il faut clarifier la manière dont et il faut clarifier la manière dont  la confidentialité sera assurée
  • Alors que la composition de l’équipe variera selon l’incident, l’implication des prestataires de première ligne et des dirigeants est essentielle au succès de l’analyse, puisqu’ils peuvent favoriser et soutenir l’instauration du changement
  • L’inclusion d’un représentant du patient/famille devrait être considérée et encouragée (ex: un patient actuel ou ancien patient du service qui n’a pas été directement impliqué dans l’incident en question)
  • L’équipe d’analyse peut comprendre des membres provenant de l’extérieur de l’établissement selon le contexte de l’incident et si un expert en la matière ne peut être trouvé dans l’établissement, si les prestataires de soins impliqués dans l’incident occupent des postes de direction ou si l’incident fait l’objet d’un examen attentif de la part du public
  • Pour une multitude de raisons, notamment une réaction émotionnelle, certains individus impliqués dans l’incident peuvent ne pas se sentir en mesure de participer; il est essentiel que l’équipe d’analyse soit compréhensive et garde les lignes de communication ouvertes
  • Il est recommandé que la responsabilité principale du déroulement, de la coordination et du rapport d’analyse soit partagée par un animateur (doté d’une expertise en analyse) et un cadre supérieur (à responsabilité opérationnelle)

Coordonner les réunions

  • Avant de convoquer l’équipe, recueillir toute l’information nécessaire pour procéder à l’analyse telle que le dossier médical du patient, la chronologie des évènements, l’équipement pertinent, les politiques et procédures applicables et autre documentation de convoquer l’équipe, recueillir toute l’information nécessaire pour procéder à l’analyse telle que le dossier médical du patient, la chronologie des évènements, l’équipement pertinent, les politiques et procédures applicables et autre documentation
  • Garantir un endroit confortable et privé
  • Préconiser et préserver la confidentialité en tout temps pour s’assurer que l’information soit toujours communiquée conformément aux politiques et lois applicables
  • Gérer les documents conformément aux politiques organisationnelles

Planifier et mener les entrevues

  • Si possible, rencontrer l’équipe pour confirmer l’approche et les règles de base avant de mener les entrevues
  • Inviter le patient/la famille et le personnel à participer aux entrevues au besoin, en assignant la coordination de ces communications à la personne-ressource désignée au préalable
  • Mener les entrevues aussitôt que possible pour s’assurer qu’on se souvienne de l’information et des détails importants
  • Mener des entrevues individuelles pour donner la possibilité à ceux qui ont été touchés par l’incident de partager leur perspective détaillée et leur point de vue unique
  • Prendre en considération la capacité/disponibilité des individus questionnés et offrir des soins et du soutien tout au cours du processus :
    • En exprimant clairement le but de l’entrevue et ce qui sera fait  avec l’information obtenue
    • En favorisant l’emploi de questions ouvertes pour permettre à l’individu de raconter son histoire
    • En demandant à l’individu s’il a identifié des facteurs qui auraient pu contribuer à l’incident ainsi que les facteurs qui, selon lui, ont pu atténuer ses conséquences
    • En portant une attention particulière aux besoins des patients et des membres de leur famille durant les entrevues, par exemple  en offrant de l’aide pour l’organisation et la logistique de la réunion, y compris la sélection minutieuse du lieu pour éviter tout nouvel événement traumatisant, en leur offrant du soutien et en leur remettant la liste des  gens qui seront présents à l’avance