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5/20/2014 6:00 PM

​Pas facile, de résumer vingt heures de diffusion en direct. Que se passe-t-il, lors d’un événement de cette ampleur? Voici quelques aperçus des coulisses du Forum virtuel national :

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Le Forum virtuel national. En haut, de gauche à droite : les coprésidents Cecilia Bloxom et Hugh MacLeod ; l’équipe de production vidéo . En bas, de gauche à droite : Vickie Kaminski, qui en était à sa troisième participation ; une capture de ce que les spectateurs virtuels voyaient à l’écran ; et Kaaren Neufeld, modératrice hors pair.

La planification démarre au moins un an à l’avance. En fait, cette étape est déjà commencée pour le forum de 2014. Les coprésidents Cecilia Bloxom, directrice des communications stratégiques et Hugh MacLeod, directeur général de l’Institut canadien pour la sécurité des patients, dirigent un comité de planification comptant dix membres. C’est leur vision et leur inspiration qui orientent les destinées du Forum virtuel national sur la sécurité des patients et l’amélioration de la qualité. Ils conçoivent le programme, évaluent les conférenciers et leurs présentations. Cecilia Bloxom et Hugh MacLeod  occupent aussi le micro pendant le Forum, s’adressant aux quelque 5 840 auditeurs, venant de 1 913 organismes dans 15 pays, qui ont assisté aux présentations cette année.

L’équipe de gestion de la conférence, qui comptait quatre personnes, était sur place pour surveiller les inscriptions en ligne, afficher les présentations en ligne et s’occuper de la logistique du Forum, ce qui comprenait l’installation des équipements, le service de traiteur, les déplacements des 40 conférenciers et les liaisons entre les invités et l’équipe technique. Pat Rodenburg, directeur de conférence, raconte qu’une conférence virtuelle apporte une couche de complexité ainsi que divers facteurs, comme la température, les pannes de courant et les problèmes de connectivité sur Internet, sur lesquels il n’a aucun contrôle. « Quand l’auditoire est virtuel, il faut créer de l’activité dans la salle, explique-t-il.  Tout au long de la semaine, on a pu voir monter le niveau d’énergie, au fur et à mesure que les conférenciers s’écoutaient entre eux. »

Le plateau technique du Forum peut être décrit comme un plat de spaghettis composé de kilomètres de fil et de centaines de lumières aux couleurs vives. L’équipe de production, qui compte six personnes, veille à ce que le niveau sonore reste équilibré pour l’auditoire, coordonne la transition entre la vidéo et les diapositives, pointe la caméra sur les présentations à diffuser et plus encore. Elle est chaque jour sur le site pour préparer et capturer l’émission de la journée. Selon l’équipe, un événement virtuel diffère beaucoup de l’événement en personne. Il ne suffit pas de pointer la caméra : les techniciens doivent surveiller de près le langage verbal du conférencier, pour déterminer ce qu’il faut faire ensuite.

La diffusion de l’événement en direct sur le web était assurée par deux employés. Cette année, le niveau de complexité était plus élevé en raison de la participation de TeleHealth, qui rediffusait la captation en direct à près de 80 000 employés des services de santé de l’Alberta.  La webconférence présente aussi l’avantage de fournir un calcul de l’empreinte carbone et des conséquences environnementales de la participation à travers une interface en ligne. Jusqu’ici, le visionnement en ligne du Forum virtuel national a permis d’éviter plus de 1 920 tonnes d’émissions de CO2.

L’une des nouveautés du Forum cette année était un outil d’interactivité et de mesure appelé Cover It Live. Cette technologie permettait de sonder les auditeurs en ligne en direct et d’envoyer des messages à l’auditoire pendant les présentations. Par exemple, lorsqu’un conférencier parlait du bilan comparatif des médicaments, nous pouvions quelques minutes plus tard annoncer au conférencier que 69 % de l’auditoire avait un système de BCM en place, tandis que 32 % déclarait ne pas en avoir. Pendant toute la journée, Jason Thompson, notre agent de communication, recueillait les questions, auxquelles les conférenciers pouvaient ensuite répondre en direct, rédigeait des messages résumant l’information clé, proposait des liens et menait de petits sondages au hasard. « Nous avons travaillé vraiment très fort pour adapter cette technologie à nos besoins et, dans les faits, elle a vraiment permis de lancer la conversation », affirme-t-il.

Abisaac Saraga, agent Web et médias sociaux, s’est adressé à l’auditoire sur Twitter a suivi les données des médias sociaux et des activités Web en relation avec le Forum. Le fil de discussion #asklistentalk a connu une activité monstre pendant toute la semaine, avec plus de 200 000 impressions par jour.  Il y a eu une moyenne de 1 500 tweets par jour cette année, contre 400 en tout l’année dernière. « Les médias sociaux ont fourni les moyens d’approfondir la conversation, souligne-t-il.  Nous avons mieux pu diffuser notre message et améliorer son efficacité. »

Restée dans les bureaux de l’Institut canadien pour la sécurité des patients, Karla Horon, directrice du marketing, envoyait chaque jour des courriels pour parler de ce qui se passait, pour stimuler l’intérêt et pour garder le Forum virtuel frais à l’esprit des gens.

Comment vit-on avec l’idée de parler à des milliers de gens, bien qu’il n’y en ait qu’une poignée dans la salle? Kaaren Neufeld modère le Forum depuis trois ans. Cette année a marqué sa première expérience de modération en solo, lors des présentations en anglais. L’aplomb de Karen – et sa capacité à réagir vite – a permis au programme de suivre son cours, sans délais ni accrocs. Elle posait des questions au pied levé et résumait rapidement les idées présentées. « La sensation est étrange, en format virtuel, admet-elle. Il n’y a pas de réaction immédiate de l’auditoire. Il faut imaginer sa réaction – s’il rit d’une blague ou s’il applaudit une intervention. »

Vickie Kaminski, directrice de Eastern Health, est une habituée du Forum virtuel,  auquel elle participe depuis trois ans. Les deux premières années, elle faisait partie de panels de discussion, tandis que cette année, elle était l’unique animatrice d’un atelier sur le leadership. « L’environnement virtuel ne vous donne pas de rétroaction immédiate sur ce qui retient l’attention de votre auditoire, explique-t-elle. Il faut faire preuve de passion pour son sujet et garder à l’esprit que pour certains auditeurs, il s’agit d’un sujet tout à fait nouveau. Cela devient alors un mode de communication très efficace et très puissant. »

Certains des conférenciers habitués, comme Donna Davis, coprésidente de Patients pour la sécurité des patients Canada,  admettent avoir encore le trac devant un auditoire virtuel. Il s’agissait de sa troisième présentation et elle note qu’il est très stimulant de savoir qu’on rejoint des gens du monde entier. « Il est difficile de deviner quel impact on a, mais quand on peut rejoindre autant de gens, on sait qu’on a la possibilité de faire une réelle différence, dit-elle. C’est pourquoi ça en vaut la peine. »

Ceux qui prennent la parole pour la première fois connaissent la même nervosité avec un auditoire virtuel que face à une salle bondée de gens. Certains trouvent l’expérience étrange, voire paralysante. Un conférencier a dit qu’il avait dû imaginer que la foule était nue, pour traverser l’épreuve de sa présentation. Bien les conférenciers n’aient pas ressenti le besoin de modifier leur texte en réponse aux réactions du petit auditoire dans la salle, les commentaires en direct sur Twitter et des questions posées par d’auditoire virtuel ont su amorcer le dialogue et ont aidé à provoquer la discussion avec l’auditoire. Bien que la nervosité ait été au rendez-vous,  tous les conférenciers ont déclaré, sans la moindre hésitation, qu’ils participeraient à nouveau au Forum.

Toutes les présentations du Forum virtuel national sur la sécurité de patients et l’amélioration de la qualité peuvent être visionnées sur www.questionnezecoutezparlez-en.ca. Le Forum virtuel national 2014 aura lieu durant la Semaine nationale de la sécurité des patients, du 27 au 31 octobre 2014. Réservez cette date dans votre horaire!